Con l’arrivo di computer, smartphone, tutte le tecnologie che ormai fanno quotidianamente parte delle nostre vite, il tempo ha preso a scorrere in maniera diversa. Da quando abbiamo tutto a portata di mano – anzi, a portata di click – è diventato tutto più veloce e immediato, ci bastano davvero pochi secondi per mandare un messaggio, spedire un documento, firmare a distanza un contratto.
Di conseguenza, il vecchio modo di gestire il tempo non funziona più: siamo sottoposti a un flusso continuo di input e informazioni, che sono pure in continuo aumento, e l’illusione di poterli organizzare come si faceva solo pochi decenni fa è implausibile.
È necessario dunque ripensare in modo sostanziale al nostro modo di relazionarci con gli obiettivi e i risultati che vogliamo ottenere; abbiamo bisogno di rivedere da una nuova prospettiva le attività da svolgere, anche adoperando i nuovi strumenti e le tecnologie che ci offrono straordinarie possibilità.
Come possiamo farlo?
In questo articolo condivideremo con voi un metodo che, se utilizzato e adoperato nel modo giusto, vi aiuterà a gestire al meglio il vostro tempo, a raggiungere i vostri obiettivi e ottenere risultati in modo furbo, semplice e organizzato. Si tratta di una lista di sette passi da seguire:
- focus mentale
- trasformare gli obiettivi in realtà
- dove impieghi il tuo tempo?
- concentrare tutto ciò che arriva
- pianificare e scegliere cosa fare
- come passare all’azione
- sessioni di revisione mensile e settimanale
… buona passeggiata!
- FOCUS MENTALE
Quando stiamo per intraprendere un viaggio di lavoro, sappiamo esattamente dove dobbiamo andare; conosciamo la strada, il tempo che impiegheremo per arrivare alla meta, il perché stiamo andando proprio lì. È diverso rispetto a quando decidiamo di fare una passeggiata per la città, senza meta, solo per il gusto di camminare.
Quando organizziamo il tempo per ottenere dei risultati, ci troviamo in una situazione simile: non possiamo certo vagabondare senza un obiettivo! La prima cosa da fare è proprio avere chiaro in mente ciò che si deve fare, comprenderlo, sapere bene dove dobbiamo andare. In questo modo sarà più facile trovare la strada giusta per arrivare a destinazione!
Un altro aspetto fondamentale per riuscire nel nostro intento di definire obiettivi e risultati è il domandarci il perché di ciò che stiamo facendo. Spesso sappiamo quello che dovremmo fare, ma siamo sempre consapevoli dei perché che ci spingono a farlo? Se sappiamo rispondere a questa domanda, ci sarà chiaro anche lo scopo del nostro viaggiare, quella motivazione che ci spinge a sentirci stimolati, cosa che delle liste asettiche di attività da svolgere non possono darci.
Domandiamoci dunque:
Perché lo voglio? Cosa mi darà tutto questo, dopo che l’avrò ottenuto? Come mi sentirò dopo aver raggiunto questo risultato? Qual è il mio vero scopo?
Dopo aver trovato la risposta a queste domande, occorre sviluppare un piano d’azione: Quali azioni specifiche mi occorrono per ottenere questo risultato?
Sarà facile, a questo punto: una volta trovata la spinta emotiva giusta per imboccare la strada, verrà assolutamente naturale anche pianificare tutto il resto. Per questo non iniziamo mai dal “cosa devo fare?”, bensì dal “perché lo faccio?” e dal “cosa voglio ottenere?”!
- TRASFORMARE GLI OBIETTIVI IN REALTÀ
Una volta trovati i nostri obiettivi e il nostro scopo, resta da seguire la pianificazione che abbiamo definito per raggiungere il nostro scopo. Ci sono però delle cose da tenere a mente:
‣ Molto spesso raggiungerai tali obiettivi con una quantità di azioni da compiere minore di quanto tu possa immaginare: va benissimo così!
‣ Concentrarti sull’obiettivo produrrà i risultati che stai cercando.
‣ Ci sono molti modi di raggiungere lo stesso obiettivo.
- DOVE IMPIEGHI IL TUO TEMPO?
Molte persone pianificano il loro tempo dedicando particolare attenzione alle scadenze e alle urgenze, anche perché confondono tra loro i concetti di urgenza e importanza. In realtà, ciò che è urgente non per forza è anche importante, e viceversa.
Il segreto sta nel focalizzare attenzione e energie verso le cose importanti e non urgenti, così da eliminare il carico di stress che segue inevitabilmente una cattiva gestione del proprio tempo e dalla preoccupazione di finire tutto il prima possibile.
- CONCENTRARE TUTTO CIÒ CHE ARRIVA
Una volta arrivati a questo punto, le nostre azioni saranno già ben definite, e differenziate tra quelle urgenti e quelle importanti. Ora resta da organizzarle ulteriormente, per capire a cosa dare la precedenza, cosa possiamo delegare, cosa è meglio fare dopo. Anche qui ci sono dei passi che, se seguiti, possono esserci d’aiuto:
1. esamina una cosa alla volta, dalla prima all’ultima, e prendendo decisioni veloci. Non selezionare le azioni, e non rimandare!
2. cestina tutto ciò che non serve.
3. archivia subito i documenti utili in futuro, o quelli di consultazione frequente.
4. raccogli le idee o i progetti di cui prima o poi forse ti occuperai, in una lista da rivedere velocemente con cadenza mensile (o settimanale).
5. delega tutto ciò che puoi evitare di fare personalmente, o che si potrebbe svolgere prima e meglio con l’aiuto del tuo team, e inserisci le cose delegate in una specifica “waiting-for list”.
6. agisci subito, se la cosa richiede meno di due minuti (e se puoi farla): è più rapido rispetto a inserirla in una qualsiasi to-do list o in agenda.
7. se la cosa richiede più di due minuti puoi metterla in agenda o su una to-do list o delegarla
- PIANIFICARE E SCEGLIERE COSA FARE
A questo punto, dovremmo avere davanti a noi una serie di metaforiche scatole, suddivise a seconda del tipo di attività da svolgere: quelle importanti, quelle secondarie, quelle che possiamo delegare o posticipare a quando potremo lavorare con il nostro team, le idee che svilupperemo quando ne avremo l’occasione. Resta da scegliere da quali iniziare e pianificare il nostro tempo.
- Definiamo le priorità della settimana
Scegliamo dalle nostre scatole quattro o sei azioni su cui ci concentreremo maggiormente. - Pianifichiamo l’agenda
Quelle che abbiamo definito come priorità è bene che siano tra le prime: l’ideale sarebbe organizzarle in blocchi temporali di 60-90 minuti. - Iniziamo ogni giorno dalle priorità, e scegliendo cosa fare per primo.
Ricordiamoci sempre che, oltre alla priorità di un’azione, bisogna valutare altri aspetti: le risorse, il tempo a disposizione e, soprattutto, le energie fisiche e mentali. Non possiamo pensare di riuscire a fare tutto se non siamo riposati, o se abbiamo a disposizione solo una decina di minuti; soprattutto se si tratta di cose importanti!
- PASSARE ALL’AZIONE
Ora è arrivato il momento di agire, e di immetterci nella strada che ci porterà alla meta.
- Occupiamoci prima dei sassi grossi (le priorità) e stabiliamo dei blocchi di tempo dedicati solo a quelli.
- Eliminiamo le distrazioni: telefono, mail, internet, spazzatura dal tavolo…
- Teniamo monitorato il tempo a disposizione.
- Minimizziamo le interruzioni.
- Gestiamo fisiologia e focus, cercando di rimanere concentrati e concedendo al nostro corpo ciò di cui ha bisogno: acqua, cibo, un momento di pausa se sentiamo di averne bisogno.
- Superare eventuali resistenze, come il calo di attenzione, cercando di organizzare la giornata e il lavoro in modo flessibile e stimolante.
- SESSIONI DI REVISIONE MENSILE E SETTIMANALE
Ora che abbiamo raggiunto il nostro obiettivo e completato tutte le azioni pianificate, non lasciamo che i nostri sforzi finiscano nella lunga lista di atti estemporanei che costellano le nostre giornate.
Prendiamoci del tempo per rivedere ciò che abbiamo ottenuto: il nostro piano ha funzionato? C’erano delle cose che non servivano? Abbiamo raggiunto tutti gli obiettivi che avevamo pianificato?
Tutte queste domande possono venire affrontate in sessioni di revisione settimanale o mensile, a seconda di ciò che vogliamo affrontare; una verifica dei risultati, una aggiornamento di nuove azioni da svolgere, la ricerca di eventuali attività incomplete. Anche qui non ci sono vere e proprie regole: sta a voi decidere qual è il modo più efficace di tenere monitorata la vostra attività di pianificazione mensile o settimanale, a seconda delle vostre esigenze.
Team Nive