Comunicare è un’attività che facciamo continuamente, tutte le volte che interagiamo con qualcun altro; lo facciamo con le parole, con i movimenti del nostro corpo e le espressioni del nostro viso, e ci riusciamo persino quando scegliamo di rimanere in silenzio. In sostanza, tutti abbiamo le risorse per farlo, però… c’è un però: comunicare non vuol dire sempre saper comunicare.
Quante volte è capitato, anche al lavoro, di parlare con qualcuno e avere la netta sensazione di non riuscire a capirsi? Accade persino quando si condivide la stessa lingua e lo stesso background culturale o professionale, in situazioni dove quindi sembra così facile riuscire a creare un canale efficace. E succede proprio perché la comunicazione non è un processo così semplice come potrebbe sembrare.
Tutte le volte che parliamo o ascoltiamo ciò che ci viene detto entrano in gioco meccanismi inconsci legati alle esperienze vissute, all’intensità con cui percepiamo certe espressioni o toni di voce, al rapporto che ci lega con le persone. Ogni parola ha una storia che è diversa per ognuno, e può causare fraintendimenti. Al lavoro è particolarmente importante riuscire a stabilire un canale comunicativo efficiente, perché permette di evitare qui pro quo, errori, tensioni che potrebbero creare un ambiente relazionale poco funzionale.
La cornice d’accordo
Sono davvero moltissimi i capitoli che si potrebbero aprire per parlare di come stabilire una comunicazione funzionale ed efficace sul luogo di lavoro, e sarebbe presuntuoso avere l’ambizione di riassumerli in un articolo come questo. Ci limiteremo quindi a trattare un solo strumento utile allo scopo, che però può risultare una risorsa molto efficace, se messo in pratica in ambito aziendale. Si tratta della cornice d’accordo.
Di che si tratta?
Consiste nel creare per ogni rapporto di lavoro (tra colleghi, o tra responsabile e dipendenti) una metaforica cornice all’interno della quale vengono riassunte tutte le aspettative delle parti in gioco, in modo da metterle nero su bianco ed evitare per quanto possibile fraintendimenti, malintesi, malumori. In questo modo si riesce a limitare al massimo quella zona grigia di “non detto” che è la fonte principale di problemi dovuti a una comunicazione poco efficace.
Come si può creare una cornice d’accordo?
La prima cosa da dire è che non ci sono regole precise e nette su come adoperare questo strumento, ma piuttosto delle linee guida: la cornice d’accordo può essere scritta o orale, può essere stabilita in qualsiasi momento del rapporto tra due persone – sia se si sono appena conosciute, sia dopo anni di collaborazione – e, soprattutto, può e deve essere “aggiornata” tutte le volte in cui qualcosa cambia all’interno della relazione o anche solo in una delle persone che ne fanno parte. Non si tratta di un contratto registrato, universale e fisso, ma è un accordo fluido e chiaro, che si adatta alla situazione per renderla il più confortevole possibile per tutti.
Per creare una cornice d’accordò si può partire da una serie di domande, che vengono condivise con l’altro al fine di trovare i punti d’incontro:
– Che cosa voglio? Che cosa mi aspetto?
– Che cosa non voglio?
– Chi fa cosa? Quando? Perché e come?
È fondamentale che questi elementi vengano affrontati da tutti in modo assertivo, deciso e allo stesso “ morbido”. Ed è fondamentale anche che tutti accolgano la cornice d’accordo senza sentirsi giudicati e feriti.
Grazie alla cornice d’accordo è possibile riuscire a superare lo scoglio che spesso è presente quando si comunica con qualcun altro: quello del sottinteso. Se diciamo a un’altra persona in modo chiaro cosa ci aspettiamo dal rapporto che si ha con lei, si possono prevenire molte situazioni spiacevoli, dovute alle aspettative disilluse. È molto importante ricordarsi che nessuno può sapere ciò che vogliamo e ciò di cui abbiamo bisogno se non siamo noi stessi a dirlo: questo può essere il primo passo per riuscire ad attuare un modo di comunicare efficace, chiaro e senza ampie “zone grigie” di cose non dette.
Francesca Bozza si occupa da 18 anni di sviluppo organizzativo, consulenza manageriale, formazione e business coaching in tutte le sue declinazioni. Lavora in ambito accademico, istituzionale e privato.
