Briefing e Debriefing

Inizia tutto con un briefing … e termina con un debriefing

Briefing e Debriefing sono entrati a far parte del vocabolario del personale in molte aziende, spesso inconsapevolmente sono termini usati a sproposito o per descrivere lunghe riunioni che nulla hanno a che vedere con questi termini. 

Briefing è sinonimo di riunione breve, incisiva, che va subito al punto. E’ uno strumento che usano spesso gli operativi o i manager per dare istruzioni ad un team su un compito o un progetto.

  (http://brooksart.com/Afterthemission.html)

“Briefing in progress”

Durante la mia carriera di pilota, sia da militare che da civile, di briefing e debriefing ne ho fatti un numero che non saprei quantificare. Sono stati molti, e di quasi tutti ho un ricordo vivido. Da pilota militare ricordo di quando mi toglievo i gradi attaccati con il velcro alla tuta da volo prima di entrare nella briefing room del mio Gruppo assieme al resto della formazione per il de-briefing dopo un’esercitazione. Sentivo una sorta di eccitazione, era un momento importante, forse il più importante. Sapevo che lì dentro, per venti minuti, chiunque poteva prendere la parola, dal Sottotenente ultimo arrivato al Comandante, senza che la gerarchia influenzasse ciò che volevamo dire; per questo eravamo senza gradi. Non per un desiderio di anarchia, ma perché così tutti potevamo sentirci liberi di esprimere ciò che pensavamo senza frenare le nostre osservazioni per il riguardo nei confronti dei superiori. Ma senza mai mancare di rispetto, rimanendo su un piano franco ma civile di buona educazione. Ognuno di noi sapeva che in quella stanza, per quei venti minuti, poteva succedere di tutto: ci si poteva gridare addosso tenendo il punto nel commentare una manovra compiuta o chiedendo spiegazioni al leader su una virata improvvisa…Oppure sorridere soddisfatti, riempendoci di complimenti reciproci…. 

Il briefing serve a trovarsi sulla “stessa pagina del libro”

Naturalmente, briefing e debriefing non servono solo a sfogarsi e a dire ciò che si pensa senza i gradi attaccati alla tuta. Il fine principe di questo tipo di incontri è quello di sintonizzare il team, allinearlo  sugli obiettivi  della missione, far sentire tutti parte della stessa squadra, senza lasciare nessuno indietro.  È un momento fondamentale per riuscire a far sì che tutti proiettino la stessa “immagine mentale”.

Briefing

Durante il briefing si fa il punto della situazione, si chiariscono i dubbi e si risponde alle domande fondamentali su ciò che aspetterà tutti di lì a pochi minuti: Chi, Cosa, Dove, Come, Quando, Perché. Naturalmente, ogni scaletta può venire organizzata in base al tipo di lavoro, in modo da valutare sempre tutte le caratteristiche e le incognite che si andranno ad affrontare. Si potrebbe, ad esempio, parlare del budget. In ogni caso, un briefing ben fatto è molto importante per ogni lavoro di squadra, in qualsiasi ambito: dalla chirurgia alla Protezione civile, dalle linee di produzione alle disposizioni commerciali.

Debriefing

Il debriefing viene fatto non appena si termina il compito,oppure a fare il punto della situazione sul  lavoro, sul progetto (che è iniziato con il briefing). Serve a discutere su ciò che è andato bene e su quello che deve essere migliorato. A sottolineare i punti di forza e quello che non è andato secondo i piani. A tirare le somme sui “perché” più che a fare pettegolezzi sui “chi”. Ma serve anche a condividere le emozioni, specie quelle negative, che ci disturbano come tarli nella mente e delle quali ci vogliamo liberare per non portarle a casa come un peso sullo stomaco. 

Se il briefing è fondamentale per focalizzare le attività, il debriefing è l’arma vincente di un team. 

E’ dal debriefing che si possono cogliere e apprezzare le qualità di un vero leader, che è quello che chiede alla sua squadra le impressioni: Come vi sembra sia andata? Dove possiamo migliorare? Come ti sei sentito? E’ successo qualcosa che non ti aspettavi? Cosa non ti è piaciuto? Ed è nel debriefing che il leader comunica a tutti: “grazie per quello che avete fatto, sono orgoglioso di far parte di questa squadra”.

In sostanza, briefing e debriefing sono strumenti essenziali a rinforzare l’identità di un team e il rapporto fra i suoi componenti, dando la possibilità al leader di creare coesione con e tra i propri collaboratori, per fare il punto della situazione ma anche ricordare le “regole del gioco”. In azienda, adoperarli costantemente può migliorare davvero la qualità del lavoro e aiutare a raggiungere gli obiettivi in modo efficace e duraturo. E, imparando dagli errori, migliorare la sicurezza e la salute dell’ambiente in cui trascorriamo la maggior parte della nostra vita.